SXSW2026

Featured Session: Why Work Feels So Unfair and How Hard Conversations Help

Door: Gerson Veenstra

Ook Amy Gallo is al jaren een vaste waarde tijdens SXSW. Amy is een expert op het gebied van de werkomgeving. Ze schreef er meerdere boeken over. Dit jaar heeft ze het over moeilijke gesprekken, waarom we die vaak uit de weg gaan en waarom dat een probleem is. 

Ze begint haar verhaal met uitleggen waar het idee voor de sessie van dit jaar ontstond. Tijdens een lunch in Perth, Australië, vangt ze een gesprek op tussen twee mannen. Een van hen vertelt dat hij een baan niet kreeg "omdat ze die aan een vrouw gaven".

Gallo weet natuurlijk niet wat er echt gebeurd is. Maar het moment laat wel iets zien: als managers moeilijke gesprekken vermijden, vullen mensen zelf de gaten in. En die verhalen gaan vaak over bias of oneerlijkheid. "Wanneer we moeilijke gesprekken niet voeren, laten we ideeën over oneerlijkheid groeien", zegt ze.

Waarom stilte op het werk gevaarlijk is

Volgens Gallo vermijden de meeste mensen lastige gesprekken om begrijpelijke redenen. In de zaal noemt het publiek woorden als:

• angst
• onzekerheid
• spanning
• het gevoel dat het toch niets oplevert

Die reacties herkent ze meteen. Mensen zijn geneigd om harmonie te bewaren op het werk. Een moeilijk gesprek voelt alsof je een relatie beschadigt of een proces vertraagt. Maar zwijgen heeft volgens haar grote gevolgen. Uit onderzoek blijkt dat 85 procent van de mensen problemen op het werk niet durft te benoemen. Daardoor ontstaat een vacuüm waarin mensen hun eigen verhalen maken.

Dat kan gaan over:

• promoties
• salarisverhogingen
• projecten die iemand niet kreeg
• ideeën die worden genegeerd

Zonder uitleg blijft één vraag hangen: was dit bias, of lag het aan mij? Gallo zegt ook eerlijk dat werk soms echt oneerlijk is. Discriminatie, slechte managers of onzekerheid over AI spelen allemaal een rol. Maar er is volgens haar wel iets waar iedereen invloed op heeft: je stem. "Er is iets wat je wel kunt controleren: of je iets zegt." Daarom deelt ze vijf tips om moeilijke gesprekken beter te voeren.

Tip 1: Zie ongemak niet als mislukking

Veel mensen denken dat een moeilijk gesprek pas geslaagd is als iedereen er goed uitkomt. Volgens Gallo klopt dat beeld niet. Ze vertelt over een collega, Susan, die in vergaderingen steeds ideeën van jongere collega's afserveerde. Twee teamleden vroegen Gallo om haar daarop aan te spreken. Ze bereidde het gesprek zorgvuldig voor, maar het liep volledig mis. Susan ontkende alles.

De volgende dag probeerde ze het opnieuw. Dat gesprek ging zelfs nog slechter. Pas maanden later hoorde Gallo via een collega dat Susan haar feedback juist waardevol vond. Het gesprek had dus wel effect gehad, ook al leek het een complete mislukking.

De les: moeilijke gesprekken voelen vaak rommelig en ongemakkelijk. "Ongemak is een teken dat we moeten reflecteren, niet dat we moeten weglopen."

Tip 2: Stop met de feedbacksandwich

Veel managers gebruiken nog steeds de bekende feedbacksandwich:

• eerst een compliment
• dan de kritiek
• daarna weer iets positiefs

Volgens Gallo werkt dat zelden goed. Mensen horen óf alleen het compliment, óf alleen de kritiek. Daarom stelt ze een alternatief voor: de intentiesandwich.

Die bestaat uit drie stappen:

• leg uit waarom je de feedback geeft
• beschrijf concreet de situatie, het gedrag en het effect
• sluit af met ruimte voor de intentie van de ander

Bijvoorbeeld:

• "Ik geef deze feedback omdat ik wil dat je succesvol bent in dit team."
• "In de meeting zei je dat het idee van een collega niet werkte."
• "Daardoor voelde niemand zich daarna vrij om nog iets te zeggen."

Door ook te zeggen dat het waarschijnlijk niet de bedoeling was, geef je iemand ruimte om te veranderen. Gallo haalt een quote aan van Harvard-professor Frances Frei: "Verdraai de werkelijkheid niet, zelfs niet uit vriendelijkheid."

Tip 3: Draai de transparantieknop verder open

Veel gevoelens van oneerlijkheid ontstaan volgens Gallo door gebrek aan uitleg. Mensen weten niet hoe beslissingen tot stand komen. Ze verwijst naar onderzoek naar process fairness. Als mensen begrijpen hoe een besluit is genomen, accepteren ze de uitkomst eerder. Zelfs bij ontslagrondes.

Daarom moeten managers transparanter zijn over:

• hoe beslissingen worden genomen
• welke criteria worden gebruikt
• waarom iemand een bepaalde uitkomst krijgt

Veel leiders denken dat ze al duidelijk zijn. In werkelijkheid overschatten ze dat vaak enorm. Gallo illustreert dat met een bekend experiment. De ene persoon tikt het ritme van een liedje, bijvoorbeeld "Happy Birthday". De ander moet raden welk lied het is. De tikker denkt dat dat vaak lukt, omdat hij het lied in zijn hoofd hoort. Maar de luisteraar hoort alleen losse tikken.

Zo werkt communicatie op het werk vaak ook. "Jij hoort het hele lied in je hoofd. De ander hoort alleen tap, tap, tap." Daarom moet je je bij moeilijke gesprekken steeds afvragen: hoe maak ik dit zo duidelijk mogelijk?

Tip 4: Regel eerst je emoties

Moeilijke gesprekken mislukken vaak omdat mensen emotioneel uit balans zijn. Volgens Gallo betekent emotionele regulatie niet dat je altijd rustig of positief bent. Het betekent dat emoties het gesprek niet overnemen.

Ze geeft drie praktische technieken:

• Self-distancing
  praat tegen jezelf alsof je een buitenstaander bent

• Time travel
  vraag jezelf: hoe voel ik me hierover over een week of een jaar?

• Reframing
  zoek een alternatieve uitleg voor de situatie

Ze vertelt een verhaal over haar dochter. Tijdens een autorit zien ze twee motorrijders zonder helm gevaarlijk rijden. Gallo reageert geschokt. Haar dochter zegt: "Misschien zijn ze op weg om helmen te kopen." Dat is waarschijnlijk niet waar, zegt Gallo lachend. Maar het verandert wel direct de emotie van het moment.

Tip 5: Oefen het hardop

De laatste tip is simpel: oefenen. Hoe vaker je moeilijke gesprekken voert, hoe minder eng ze worden. Je merkt dat:

• de relatie meestal niet kapot gaat
• het gesprek vaak minder dramatisch is dan verwacht
• eerlijkheid vaak juist vertrouwen opbouwt

Je kunt oefenen door:

• gesprekken te oefenen met een vriend
• een kleine, minder spannende situatie te kiezen
• iemand te vragen hoe jij feedback geeft

Tijdens de sessie laat Gallo het publiek meteen oefenen. Ze vraagt iedereen om zich om te draaien naar de persoon naast hen en deze zin af te maken: "Wat ik op het werk eigenlijk zou willen zeggen, maar niet kan zeggen, is..." Dat zorgt voor veel gelach en herkenning in de zaal. Maar het punt is serieus: alleen al iets hardop uitspreken maakt het vaak minder groot.

Wat als jij geen eerlijke feedback krijgt?

Na de vijf tips draait Gallo het perspectief om. Wat als jij degene bent die nooit eerlijke feedback krijgt?

Volgens haar ontstaat dan vaak een cirkel:

• iemand geeft feedback
• jij reageert defensief
• die persoon voelt zich niet veilig
• en geeft daarna geen eerlijke feedback meer

Daarom moet je jezelf volgens Gallo 'feedbackable' maken.

Bijvoorbeeld door zo te reageren:

• "Dank je dat je dat zegt. Ik ga erover nadenken."
• "Kun je een voorbeeld geven?"
• "Is er iets dat je graag tegen me zou zeggen maar niet durft?"

Ze vertelt ook een persoonlijk voorbeeld. Een collega zei ooit tegen haar: "Weet je Amy, soms zit er een stille 'jij klootzak' aan het eind van je zin." Pijnlijk om te horen, maar wel waardevol. Het veranderde hoe ze met collega's sprak.

Moeilijke gesprekken maken werk menselijker

Aan het einde van haar sessie benadrukt Gallo dat moeilijke gesprekken niet alle problemen op het werk oplossen. Werk blijft soms oneerlijk. Maar stilte maakt het vaak erger.

Volgens haar is er ook een nieuwe uitdaging: AI. Tools kunnen helpen om gesprekken voor te bereiden of formuleringen te vinden. Maar ze waarschuwt voor het volledig uitbesteden van moeilijke gesprekken aan technologie. Dan verdwijnt precies het element dat relaties sterker maakt. "Hard conversations are about connection."

Daarmee eindigt ze met een duidelijke oproep aan het publiek. Begin bij dat ene gesprek dat je al te lang uitstelt. Zeg hardop wat je eigenlijk wilt zeggen. Niet omdat het makkelijk is. Maar omdat juist dat gesprek werk een beetje eerlijker maakt.

Verantwoording: dit verslag is een combinatie van zelf geschreven tekst en tekst van ChatGPT op basis van het transcript van de sessie. Hier kun je lezen hoe ik te werk ga.